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La pandemia del Covid 19 está poniendo a prueba la capacidad de los despachos para enfrentarse a unas circunstancias sociales y económicas inéditas, en las cuales la necesidad de su asesoramiento y consejo son especialmente importantes.

Carlos B Fernández. La gran epidemia del Covid 19 está poniendo a prueba la capacidad de la sociedad y la economía para continuar su actividad en circunstancias completamente inéditas.

Como organizaciones dependientes en buena medida de la relación personal con sus clientes y del trabajo de las personas que componen sus equipos, el riesgo que supone este virus y las limitaciones a la movilidad y a la celebración de reuniones que implica la declaración del estado de alarma, están suponiendo una seria afectación para los despachos de abogados, al implicar la suspensión de la actividad judicial y de la totalidad de los órganos administrativos relacionados con la Justicia.

Sin embargo, resulta evidente que el trabajo de consejo y asesoramiento jurídico de los abogados va a resultar fundamental para ayudar a empresas y particulares a gestionar esta situación, paliar sus efectos más negativos y, cuando sea posible, comenzar la recuperación que ha de venir.

Pero ¿cómo están organizándose los despachos ante esta situación totalmente imprevisible cuándo sólo estaba empezando el año? ¿Qué desafíos organizativos y técnicos están teniendo que afrontar y cómo están respondiendo a las necesidades de sus clientes? ¿Cuáles son los principales problemas que deben resolver sus clientes?

Para conocer las respuestas a estas preguntas sin tener que esperar los cincuenta y tres años, siete meses, y once días con sus noches, que sufrió el infeliz personaje de la novela de García Márquez, hemos preguntado a un abanico de firmas, desde las más grandes hasta las medianas y pequeñas. Las impresiones que hemos recogido se sintetizan en que, con independencia de su tamaño y recursos, el objetivo primario de todos los despachos está siendo asegurar la salud de sus empleados y la prestación del servicio a sus clientes. Ello supone, en primer lugar, asegurar que los profesionales puedan atender a los clientes sin tener que desplazarse a sus instalaciones y, en segundo, permitir que los clientes se puedan poner en todo momento en contacto directo con los despachos, en un marco de suspensión generalizada de las reuniones presenciales. La conclusión es que la gran mayoría de las firmas están en condiciones de afrontar adecuadamente esta situación, pese a tener a la mayor parte de su personal trabajando desde casa.

Las consultas más planteadas se refieren a cuestiones laborales y mercantiles derivadas del obligado cese de la actividad. Pero además, como señala uno de los participantes en este estudio, numerosas operaciones que estaban planificadas, o incluso listas para su firma en la notaría, se están posponiendo ante la situación actual, con el claro perjuicio económico que eso supone para todos los que participan directa o indirectamente en su elaboración y firma.

Los grandes: afrontando las complejas situaciones que se están produciendo en el seno de las empresas

Las tres grandes firmas nacionales, Garrigues, Cuatrecasas y Uría Menéndez, están lógicamente, muy bien preparadas para afrontar esta situación en cuanto a medios técnicos, y también han reaccionado rápidamente para adaptar su organización a sus exigencias. Todas ellas han suspendido sus eventos y aconsejado a sus profesionales no acudir a reuniones que no sean indispensables. Algo de lo que, sin embargo, han informado con desigual grado de detalle.

Garrigues

Así, Garrigues, remite a un comunicado publicado en su página web, en el que informa de que, por un lado, todas sus oficinas van a permanecer abiertas, ofreciendo los servicios mínimos esenciales, pero con todo el personal de sus oficinas en Europa y EEUU trabajando en remoto. En concreto, la oficina de Madrid lo lleva haciendo, “sin incidencia alguna, desde el pasado miércoles 11 de marzo”. Algo para lo que su equipo “dispone de la formación, los recursos y los medios tecnológicos seguros necesarios para ofrecer la calidad de servicio que los clientes esperan del despacho”.

Además, el despacho ha constituido un comité con la finalidad de monitorizar permanentemente la eficacia de estas medidas y su adecuación a la evolución de las circunstancias concurrentes en las diversas áreas geográficas en las que el despacho desarrolla su actividad.

Desde el despacho nos destacan que, en estos momentos, han aumentado fundamentalmente las consutas de sus clientes que se refieren al ámbito Laboral.

Uría Menéndez

En una línea parecido, Uría Menéndez nos ha remitido a un comunicado igualmente publicado en su página web, en el que señala que, dadas las excepcionales circunstancias que se están viviendo en estos momentos, están aplicando “actuaciones extraordinarias”, enfocadas a la protección de la salud de su personal y de sus clientes manteniendo su capacidad de prestar “asesoramiento jurídico con normalidad”.

Así, aunque todas sus sedes permanecen abiertas y “plenamente operativas” en lo que se refiere a sus servicios esenciales, la gran mayoría de su personal “incluido el 100 % de los abogados”, está teletrabajando. Esto supone que todos sus profesionales “están disponibles en sus teléfonos y correos electrónicos habituales”. Además, se ha recomienda a todos sus miembros “que eviten acudir a reuniones y que estos encuentros se sustituyan, siempre que sea posible, por llamadas telefónicas o videoconferencias”.

Cuatrecasas

Con mayor detalle, el departamento de comunicación de Cuatrecasas informa de que desde las 23.59 horas del pasado jueves 12 de marzo, la totalidad de sus profesionales han optado por el teletrabajo, excepto un pequeño número de personas que, por turnos, cubre los servicios mínimos de seguridad, mantenimiento de los edificios y tareas documentales físicas de reprografía, mensajería, etc.

A estos efectos, la firma ha activado el protocolo de teletrabajo en toda su organización y en todos los territorios, algo para lo que todos sus profesionales están preparados, gracias a sus esfuerzos previos por aplicar la transformación digital en todas las áreas, internas y de atención a los clientes. Por añadidura, se ha procedido a reforzar su sistema de comunicaciones, a ampliar sus servicios de respuesta técnica y resolución de incidencias y a crear un comité de crisis que va a estar monitorizando en todo momento la situación.

En este contexto, los consultas que les están planteando sus clientes se refieren, especialmente, a las “complejas situaciones que se están produciendo en el seno de las empresas en la gestión de sus relaciones comerciales y laborales” con motivo de esta “nueva y extraordinaria situación que estamos viviendo todos”. Una tarea que sus profesionales están orientando hacia “el asesoramiento preventivo”.

Para atender debidamente a sus clientes, Cuatrecasas está gestionando las comunicaciones por medio de videoconferencia; un método, destacan, “que utilizamos con mucha asiduidad y que ahora se está explotando al 100% de las reuniones internas y externas y en las comunicaciones con clientes”.

Gómez-Acebo Pombo

Desde Gómez-Acebo Pombo, su directora de comunicación y marketing, Mercedes Asorey, explica que ante esta excepcional situación, la firma ha establecido diferentes protocolos destinados a velar por la seguridad tanto de las personas como de los equipos, a fin de asegurar “que la calidad del trabajo prestado continúe igual”.

Para ello “la práctica totalidad de los miembros del despacho se encuentran en situación de teletrabajo”, para lo que cuentan con los recursos necesarios y una estructura tecnológica que “está funcionando perfectamente”. Todo ello, unido a una rápida capacidad de reacción y de adaptación a las nuevas circunstancias, está permitiendo al despacho atender las necesidades y requerimientos de los clientes “con el mismo nivel de calidad que hasta ahora”.

Pérez-Llorca

Una situación parecida nos encontramos en Pérez-Llorca, donde, según informa su departamento de comunicación, “Todos los profesionales están trabajando en remoto” desde el miércoles 11 de marzo, primero en Madrid e inmediatamente después, en Barcelona, Londres y Nueva York.

Para ello, explica, “todos los abogados y personal de apoyo cuentan con ordenadores portátiles y conexión VPN para poder trabajar desde fuera de las oficinas como si lo estuvieran haciendo presencialmente con total acceso a documentos, carpetas, aplicaciones informáticas, Intranet, biblioteca y distintos servicios que el Despacho pone a su disposición, siempre con las máximas medidas de seguridad”. Además, y aunque “el 85 % de los empleados ya tenía móvil corporativo”, se ha dotado al resto con dispositivos para que puedan hacer y recibir llamadas sin que la conectividad total se vea afectada.

Para apoyar ese trabajo, el departamento de TI está monitorizando continuamente los Sistemas, lo que, por ejemplo, el viernes 13 de marzo, cuando todo el despacho estaba trabajando en remoto las métricas indicaban que “en ningún momento se superó el 60 % de la capacidad del sistema”.

Esto les está permitiendo trabajar “con agilidad y sin incidencias”, y que “apenas se esté notando diferencia con respecto al trabajo físico presencial”, pues los socios y los equipos de abogados mantienen reuniones virtuales diarias para atender los asuntos y para organizar la operativa de trabajo. Además, destacan, “también estamos utilizando estas herramientas para hacer sentir a todos los empleados que están acompañados por el Despacho y que no están solos en esta situación”.

En cuanto a la demanda de asesoramiento que están planteando los clientes en estos días, desde Pérez-Llorca se destaca que, por su naturaleza de despacho especializado en todas las áreas del derecho de empresa, dado que las medidas adoptadas por el Gobierno tienen un impacto en prácticamente todas las prácticas del derecho en las que asesoran “las consultas son multidisciplinares sobre cómo aplicar estas medidas y qué consecuencias tienen en el presente y a futuro”.

En cuanto a la relación con los clientes, se subraya que esta sigue el mismo curso de siempre, si bien, como es habitual, sustituyendo las reuniones presenciales por videollamadas o conference calls. Además, “monitorizamos nuevas fórmulas para ayudarles”.

Roca Junyent

En Roca Junyent, cuyos abogados están teletrabajando desde el martes 10 de marzo, han enfocado proactivamente la situación. Según explica Marlén Estévez, socia del despacho y directora de su Departamento de Arbitraje, el pasado viernes organizaron un desayuno-encuentro on line en el que, durante dos horas, diversos socios de la firma han explicado a casi 200 clientes las principales implicaciones laborales, fiscales y contractuales de este momento.

Una experiencia que según Estévez, que participó en la sesión, “resultó inmejorable”. Pese a que los abogados intervinientes se encontraban tanto en su sede de Barcelona, como en sus domicilios en Madrid, “Los sistemas técnicos funcionaron a la perfección y se desarrolló una relación muy cercana con los clientes”, explica. “Los clientes se mostraron muy satisfechos con la iniciativa y aprovecharon para plantear muchas preguntas, por lo que estamos pensando en repetirla”.

En cuanto a los efectos que esta situación pueda provocar en sus clientes y, como consecuencia en los despachos, Estévez considera que se trata de una situación que está evolucionando prácticamente hora a hora, por lo que es necesario adaptarse con la misma velocidad.

No hay precedentes de unas condiciones así, explica, por lo que “nuestro trabajo ahora mismo consiste en ayudar a nuestros clientes a mitigar los daños que puedan sufrir”. Estévez opina que habrá unos sectores que sufran y otros que puedan resultar beneficiados, y esta circunstancia se va a reflejar también en las diferentes áreas del despacho. Por ahora la mayor parte de las consultas de los clientes se centran especialmente en el área laboral, contractual y operaciones societarias. “Pero habrá que esperar y seguir la evolución de los acontecimientos”.

Montero Aramburu

Para concluir esta categoría, hemos hablado también con este despacho, cuya sede principal se encuentra en Sevilla, pero que cuenta también con oficina en Madrid y en la cual, dadas las especiales circunstancias concurrentes en la capital, se ha implantado un teletrabajo obligatorio, que en el resto de oficinal se eleva hasta el 90% de la plantilla. Una modalidad para la que explican que “hace más de una década” como medida de conciliación personal y familiar y que ahora permite que el desempeño cotidiano de los abogados no se vea mermado.

En cuanto a la organización del trabajo, la consecuencia inmediata, informan, ha sido la interrupción de las visitas cruzadas entre la oficina de Madrid y el resto de las sedes, así como la sustitución de todas las reuniones internas presenciales, excepto las muy importantes ya programadas e inevitables, por otras que se celebran por teléfono a través de multiconferencias o videollamadas y, de igual manera, un incremento exponencial del uso del teléfono y del correo electrónico como herramientas eficaces para mantener el contacto entre todos los miembros de la organización sin merma alguna en su productividad. Y aunque reconocen que su actividad profesional se basa en la proximidad, la confianza y en el trato personal y por tanto presencial con los clientes, consideran que “el aplazamiento obligado de muchas de las reuniones no ha tenido un efecto negativo en la demanda de nuestros servicios pues tratamos de mantener el mismo nivel de cercanía con ellos a través del teléfono, videollamadas y correo electrónico”.

Los clientes de este despacho se muestran particularmente activos en consultas de carácter laboral, en especial sobre la consideración de situaciones asimiladas a accidentes de trabajo de los trabajadores que se encuentran en periodos de aislamiento o contagiadas, sobre las medidas preventivas que deben adoptar las empresas para evitar situaciones de contagio, y sobre la suspensión, reducción y extinción de las relaciones laborales. También en el orden tributario y de la seguridad social sobre la posibilidad de diferir pagos.

Hogan Lovells

Por parte de los despachos internacionales, hemos pulsado la opinión de Hogan Lovells. En la oficina de Madrid de esta firma británica, el 100% de la plantilla está trabajando en remoto, a excepción de los servicios esenciales que requieren personal presencial, tales como recepción, mensajería e informática. Esta forma de trabajar no ha supuesto ninguna novedad para los profesionales de esta firma pues, como destacan, hace cinco años que la firma tiene implantada la cultura de agile working, siendo uno de los despachos pioneros en este tipo de forma de trabajo.

Con todo, su prioridad en estos momentos es, destacan, la seguridad de clientes y empleados. Algo que, en las presentes circunstancias les está obligando a “cambiar nuestra manera de relacionarnos y comunicarnos con ellos”. Ahora se organizan muchas más llamadas y videollamadas, de forma que la comunicación con unos y otros es constante, “con lo que garantizamos que nuestros servicios y calidad a los clientes no se vea mermado ni lo más mínimo”. En esta situación es necesaria, eso sí, una coordinación diaria entre equipos y una comunicación plena entre las distintas áreas y los departamentos de Business Services, para estar al día y anticiparse a cualquier circunstancia e imprevisto que pueda producirse.

Por ahora, los clientes les están planteando todo tipo de consultas y solicitudes de asesoramiento a nivel laboral, fiscal, seguros, financiero, farmacéutico y sanitario, regulatorio en general. Y su previsión es que habrá muchas más consultas conforme se vayan aprobando las medidas de desarrollo del Decreto que declaraba el estado de alarma.

Los menos grandes también se adaptan

Aunque con menor capacidad técnica, los despachos de menos de 20 profesionales también se están esforzando en mantener su nivel de servicios.

Así, Juan Carlos Giménez-Salinas, socio-director de Giménez-Salinas Abogados, firma con más de 15 abogados y oficinas en Madrid y Barcelona, especializada en el asesoramiento empresarial, destaca que gracias a su infraestructura de escritorio remoto, el 80% de sus profesionales ya está trabajando desde casa sin problemas. Algo que les ha obligado a cambiar muchos aspectos de su organización interna, en especial en lo relativo a las reuniones presenciales con sus clientes, tanto dentro como fuera de España.

Según explica, “en algunos casos son ellos mismos los que se están poniendo en contacto con nosotros para cancelar las reuniones que teníamos concertadas, proponiéndonos métodos alternativos de comunicación”.

En cuanto a las consultas de sus clientes, Giménez-Salinas señala que han visto incrementadas, sobre todo, las consultas “de seguros, laborales, de restructuración empresarial y concursal, así como de incumplimientos contractuales y fuerza mayor”. Pero, destaca, “hay muchas operaciones que de momento están paradas, en standby, hasta poder evaluar el impacto de esta crisis en los respectivos negocios.

Por su parte, Roca Asociados (no confundir con Roca Junyent), una firma de en torno a 15 abogados y con oficinas en Barcelona y Madrid, está implantando la opción del teletrabajo, según explica Judith Adriá, abogada y responsable de desarrollo de negocio del despacho.

En esta firma “sólo han optado por teletrabajo a partir de la próxima semana, las personas que no tienen con quién dejar a sus hijos o no tienen manera de llegar en transporte privado al trabajo, que, por suerte, son solo una minoría en nuestro despacho”. Para ello cuentan con los medios técnicos necesarios que les permiten trabajar con conexión remota a su red “en el caso que tengamos que hacerlo todos desde casa”. En cualquier caso, añade “siempre habrá un mínimo de dos personas de guardia en cada uno de los departamentos”, pues su objetivo es “seguir estando operativos por todos los medios que tenemos a nuestro alcance para atender a las necesidades de todos nuestros clientes con el fin de resolver todas las dudas o cuestiones que nos planteen”.

En los momentos actuales, la primera y principal cuestión que les plantean los clientes es la de “si seguiremos operativos atendiendo sus dudas”. Pero también cuestiones como si en las actuales circunstancias se puede proceder a un concurso de acreedores o un ERTE o al despido disciplinario de un trabajador, o cómo enfrentar la necesidad de un posible cierre.

Otro caso es el de NR2, una firma dedicada al asesoramiento empresarial, que cuenta con unos 8 profesionales en plantilla. Según explica su socio Nicolás Rodríguez, “hemos acordado que todos permanezcan en sus casas trabajando, con el compromiso de todos ellos de acudir a la oficina o donde sea preciso en caso de ser requerido por un asunto profesional”. Nuestros clientes saben que tienen el compromiso firme de todos los profesionales que integramos la firma de acudir personalmente allí donde fuéramos requeridos, si bien esta presencia se limitará al tiempo estrictamente necesario para realizar a función que corresponda, porque “entendemos que en este tipo de situaciones la seguridad personal que cada una de las personas que integramos NR2 está por encima de cualquier otra consideración”.

Su disponibilidad de un servidor en la nube, y de diversas aplicaciones informáticas les permiten video conferencias, compartir y discutir archivos y trabajar desde cualquier lugar del mundo como si estuvieses en tu puesto de trabajo de la oficina. Estos recursos ya fueron implementados y se vienen utilizando regularmente desde mucho antes de producirse la situación actual.

En cuanto a las mayores preocupaciones de sus clientes, una vez asegurada la protección sanitaria de sus empleados, es “qué va a ocurrir con el deterioro económico que esta situación va a producir”. Según explica Rodríguez, cuentan con clientes cuya actividad ha sido suspendida por el Real Decreto 463/2020 de 14 de marzo (LA LEY 3343/2020) por el que se declara el estado de alarma, y otros que, aunque su actividad permanezca en funcionamiento, ven cómo se va a producir un descenso significativo de la facturación.

Por ello, la mayoría de las counsultas que reciben van dirigidas a cómo realizar correctamente una suspensión temporal de los contratos de trabajo, o cómo actuar ante un contrato que impone determinadas obligaciones cuyo cumplimiento resulta prácticamente imposible por la situación actual. Y aunque todavía es pronto, “entiendo que en un futuro no muy lejano la consulta principal será la reestructuración de las empresas ante situaciones de insolvencia, o los concursos de acreedores, que por nuestra amplia experiencia en esta materia, entendemos que se verán incrementados considerablemente”.

Por otra parte, precisa, “muchas operaciones que estaban planificadas, o incluso listas para su firma en la notaría, se están posponiendo ante la situación actual, con el claro perjuicio económico que eso supone para todos los que participan directa o indirectamente en su elaboración y firma”.

Artículo publicado en diariolaley.

Juan Carlos Giménez-Salinas Framis, Socio Director Bufete Giménez-Salinas SLP

 

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