Una de las novedades que introdujo la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley de Emprendedores”) fue la legalización telemática de los Libros obligatorios por parte de los empresarios.

Ante la falta de un régimen transitorio, algunos Registros Mercantiles empezaron a aplicar la nueva normativa, mientras que otros, aún permitían la legalización de nuevos libros en formato papel.

Recientemente se publicó la Instrucción del 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado que resuelve algunas dudas del nuevo sistema de legalización de libros y unifica los criterios de actuación de todos los Registros Mercantiles.

En la referida instrucción se establece que no será posible la legalización de nuevos libros en soporte papel de libros relativos a ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013.

Por otro lado, los ejercicios iniciados con anterioridad al 29 de septiembre y que ya dispusieran de libros legalizados, podrán continuar con los mismos hasta su terminación.

Para proceder a la legalización telemática de los libros la sociedad podrá:

1. Efectuar una diligencia de cierre y tachar todas las páginas posteriores.
2. Otorgar acta notarial de extravío o destrucción del libro físico, en caso de no disponer de los libros.
3. Denunciar su sustracción, en su caso.

En cuanto a la publicidad de dichos libros, debe destacarse:

• El contenido de las Actas de los Consejos de Administración y Junta de Socios no será de carácter público para cualquier tercero, ya que se mantendrán encriptadas por medio de un código alfanumérico.
• El empresario deberá guardar una copia en soporte informático de idéntico contenido del libro presentado.
• En materia de prueba, el Registro no guardará una copia de los libros presentados telemáticamente, sino que conservará una “huella digital” del contenido del mismo. A instancias de parte o por mandato judicial, el Registrador deberá certificar que el libro exhibido o entregado, coincida con el presentado telemáticamente en el Registro Mercantil.

Pese a que la instrucción no los menciona expresamente, debemos entender que el resto de libros (libros de contabilidad y libro registro de socios) tendrán el mismo tratamiento.

Para la legalización de nuevos libros se recomienda la utilización del programa Legalia y, para poder enviarlos telemáticamente al Registro Mercantil, será necesario disponer del certificado digital emitido por el Colegio de Registradores.

Se ha de destacar la enorme importancia que tiene la correcta llevanza de los libros oficiales a los efectos de poder defenderse frente a posibles acciones de responsabilidad de administradores.

Hay que recordar que el artículo 367.2 del TRLSC relativo a la responsabilidad en caso de disolución, establece una presunción de que las deudas son posteriores a la causa de disolución, salvo que los administradores acrediten lo contrario. La forma de acreditar fehacientemente la fecha exacta de la causa de disolución será mediante la exhibición de las cuentas anuales soportadas en los libros legalizados.

Por su parte, el artículo 164.2.1º, de la Ley Concursal establece que “En todo caso, el concurso se calificará como culpable cuando el deudor legalmente obligado a la llevanza de contabilidad incumpliera sustancialmente esta obligación (…)”. Nuevamente, la forma de probar la llevanza de la contabilidad, además del depósito de cuentas, es la legalización de libros.

Nos hemos encontrado en la práctica que el incumplimiento de deberes formales como la presentación de cuentas anuales y legalización de los libros de la sociedad, ha complicado mucho en la práctica la defensa de los administradores ante una demanda por responsabilidad.

Por otra parte, y desde el punto de vista del acreedor que busca responsabilizar a los administradores de su deudor, el nuevo sistema de presentación telemática de libros abre las puertas a un nuevo camino para acreditar deficiencias e irregularidades en la llevanza de la contabilidad que permitirá la búsqueda de contradicciones con su defensa.

Por todo ello, recomendamos a todo empresario dar importancia a las obligaciones de Legalización telemática de libros, que aunque formales, pueden tener una gran incidencia en casos de responsabilidad de los administradores.

Giménez-Salinas Abogados